Budget Manager

Η επιχείρηση χρειαζόταν έναν απλό και ασφαλή τρόπο καταγραφής εσόδων και εξόδων που θα μπορεί να χρησιμοποιεί και η γραμματεία, χωρίς να βλέπει ή να αλλάζει ό,τι δεν πρέπει, και με στοιχεία που φεύγουν εύκολα προς τον λογιστή.

Επιπλέον τα έξοδα έχουν διαφορετικό ρυθμό: κάποια είναι μηνιαία, κάποια ετήσια και κάποια έρχονται με αλλαγμένο ποσό κάθε φορά, όπως το ρεύμα.

Το Budget Manager είναι μια κλειδωμένη web εφαρμογή διαχείρισης εσόδων και εξόδων επιχείρησης. Η γραμματεία καταχωρεί γρήγορα κινήσεις, ο διαχειριστής βλέπει τα σύνολα και τις αναφορές, και ο λογιστής παίρνει τα στοιχεία έτοιμα σε αρχείο CSV.

Φτιάχτηκε ως εσωτερικό εργαλείο με Next.js και SQLite: απλό στη χρήση, χωρίς πολύπλοκο λογιστικό λογισμικό, με έμφαση στην ασφάλεια των δεδομένων και στο ποιος βλέπει τι.

Τι περιλαμβάνει η εφαρμογή

Καθημερινή καταχώρηση

• Φόρμα νέας κίνησης για έσοδο ή έξοδο, με κατηγορία, υποκατηγορία, συναλλασσόμενο, τρόπο πληρωμής και περιγραφή
• Μηνιαία και ετήσια έξοδα. Τα ετήσια μοιράζονται αυτόματα στους 12 μήνες του έτους, ώστε κάθε μήνας να δείχνει το αναλογούν ποσό
• Λίστα κινήσεων με φίλτρα και αναζήτηση. Στο κινητό εμφανίζεται ως κάρτες αντί για πίνακα
• Διαγραφή με κάδο: η κίνηση φεύγει από λίστες και σύνολα αλλά επαναφέρεται με ένα κλικ

Δύο ρόλοι

• Διαχειριστής: βλέπει και διορθώνει τα πάντα, με σύνολα, αναφορές, κάδο, κατηγορίες, χρήστες και ιστορικό αλλαγών
• Γραμματεία: καταχωρεί κινήσεις, βλέπει μόνο τις δικές της των τελευταίων 7 ημερών και μπορεί να διορθώσει ή να διαγράψει μόνο εντός 24 ωρών
• Οι έλεγχοι γίνονται στον server, όχι απλώς με κρυμμένα κουμπιά

Επαναλαμβανόμενα

• Υπενθύμιση για λογαριασμούς με αλλαγμένο ποσό, όπως το ρεύμα: εμφανίζεται «Αναμένεται» και ο χρήστης βάζει μόνο το ποσό
• Αυτόματη δημιουργία για σταθερά ποσά, όπως το ενοίκιο, χωρίς διπλοκαταχωρήσεις και με κάλυψη των περιόδων που τυχόν χάθηκαν

Αναφορές και εξαγωγή

• Σύνολα και γράφημα εσόδων-εξόδων ανά μήνα, με πίνακα ανά κατηγορία και μήνα
• Επιλογή περιόδου: τρέχων μήνας, προηγούμενος, τρίμηνο, έτος ή δικό σου διάστημα
• Εξαγωγή σε CSV για τον λογιστή

Οι σελίδες της εφαρμογής σε desktop και mobile

Οι εικόνες είναι από δοκιμαστικά (dummy) δεδομένα.

Επισκόπηση

Κινήσεις

Αναφορές

Επαναλαμβανόμενα

Στο παρασκήνιο

• Κωδικοί με scrypt και μοναδικό salt ανά χρήστη, session cookie httpOnly και αυτόματη αποσύνδεση όλων καθημερινά στις 18:00
• 2FA με email: κάθε σύνδεση στέλνει κωδικό μίας χρήσης στον διαχειριστή, που ξέρει έτσι πότε κάποιος προσπαθεί να μπει
• Κλείδωμα λογαριασμού και φραγή IP μετά από αποτυχημένες προσπάθειες
• Πλήρες ιστορικό ενεργειών (audit log) και ημερήσια σύνοψη αλλαγών της γραμματείας στο email του διαχειριστή
• Αντίγραφα ασφαλείας της βάσης και καμία εξωτερική εξάρτηση στη λειτουργία: ούτε CDN, ούτε analytics
• Light και dark mode, με έλεγχο αντιθέσεων για ευανάγνωστο κείμενο

Φτιάξαμε μια κλειδωμένη εφαρμογή με Next.js και SQLite, με δύο ρόλους και δικαιώματα που ελέγχονται στον server. Τα ποσά αποθηκεύονται ως ακέραια λεπτά, ώστε να μην υπάρχουν λάθη στρογγυλοποίησης, και οι κατηγορίες προέρχονται από το υπάρχον φύλλο της επιχείρησης.

Τα επαναλαμβανόμενα έξοδα καλύπτονται με δύο τρόπους: υπενθύμιση όπου το ποσό αλλάζει και αυτόματη δημιουργία όπου είναι σταθερό. Η ασφάλεια περιλαμβάνει 2FA με email, καθημερινό logout, audit log και ημερήσια σύνοψη προς τον διαχειριστή.

Η επιχείρηση έχει πλέον μία κεντρική εικόνα των οικονομικών της, με ξεχωριστή πρόσβαση για τη γραμματεία και αναφορές που βγαίνουν έτοιμες για τον λογιστή. Οι αλλαγές μένουν καταγεγραμμένες και οι διαγραφές επαναφέρονται, οπότε ένα λάθος καταχώρησης δεν χάνει στοιχεία.